e-KVKK 6698 Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uygulama Yazılımı

e-KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uyum süreçlerini rahatlıkla yönetebileceğiniz, VERBİS şablonunu çıkarabileceğiniz kişisel veri işleme envanteri uygulama yazılımıdır. Tüm İhtiyaçlar Terk Yazılımda! e-KVKK, kişisel veri işleme envanterini kolaylıkla ve detaylı şekilde hazırlayabileceğiniz, VERBİS kaydından önce kurumunuzun kişisel veri varlığını analiz edebileceğiniz açık rıza ve aydınlatma süreçlerini yönetebileceğiniz kişisel veri sahiplerinden gelen başvuruları takip edip; cevaplandırma sürecini oluşturabileceğiniz ve nice özellikleri içinde barındıran web tabanlı bir yazılımdır. Görmüş olduğunuz arayüz kurum kartını detaylı şekilde oluşturan kurumun KVKK Komitesini atadığı, irtibat kişisini sistem üzerinen görevlendirdiği özet ekranıdır. Veri sorumlusu kendisini bu ekrandan denetleyebilir.

Kişisel veri işleme envanteri hazırlamak, VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunan tüm veri sorumluları için mecburidir. e-KVKK, kişisel veri işleme envanterini kolaylıkla ve detaylı şekilde hazırlayabileceğiniz bir platform sunar. e-KVKK ile veri sorumlusunun işyerinde bulunan organizasyon içindeki departmanlara özel kişisel veri işleme envanterleri oluşturulur. Örneğin çalışan özlük süreçleri ile alakalı kişisel veri işleme envanteri oluşturulacağında departmanda bulunan özlük verilerinin nelerden oluştuğuna ilişkin bilgi girişleri kolaylıkla yapılır. Öncelikle departman adı seçilir, sonrasında faaliyet seçilir.

e-KVKK kullanan veri sorumlusu, organizasyonu içerisinde işlenen kişisel verinin kaynağını bulabilir, kişisel verilere erişim yetki takibini yönetebilir, olası bir veri ihlali durumunda personelden kaynaklı hatayı bulabilir, veri işleme faaliyetini mevzuata dayandırabilir, hazlihazırdaki kişisel verilerin güvenliğine ilişkin detaylı analiz yapabilir.  e-KVKK kişisel veri işleme faaliyetinin daha şeffaf ve hesap verilebilir olmasını sağlar. Örneğin çalışan özlük dosyalarında bulunması gereken iş sözleşmesi imzalanması süreçleri kişisel veri işleme faaliyetidir ve envantere girilmelidir. e-KVKK ile  iş sözleşmesi  ile alakalı envanter girişi yapılacağında; iş sözleşmelerinin hangi veri kaynağında bulunduğu, organizasyon içinde iş sözleşmelere hangi departmanın erişebildiği, kişisel veri işleme faaliyetinin hangi yöntemle belirlendiği gibi bilgilere kolaylıkla ulaşılabilir. 

Kamu kurum ve kuruluşları, özel şirketler, diş klinikleri, eczaneler, diyetisyenler, fizyoterapistler, muayenehaneler, tüp bebek merkezleri, estetisyen çalıştıran güzellik merkezleri, huzurevleri, OSGB'ler vb. tüm veri sorumlularının 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa uyum süreçlerini yönetebileceği, VERBİS şablonunu çıkarabileceği, veri sorumlusunun veri işleme politikalarını mevzuata dayandırma imkanı sunan, kişisel veri işleme envanteri uygulama yazılımıdır. e-KVKK yazılımı sizlere; Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlama VERBİS Süreç Takibi Açık Rıza Beyanları Aydınlatma Metni Yönetimi Departman Bazlı İşleyiş İlgili Kişi Talepleri Takibi Örnek Formlar Mevzuat Kütüphanesi ve daha birçok özelliği ile kurumunuzun KVKK uyum süreçlerini kusursuz yönetme imkanı sunar.

e-KVKK vasıtasıyla kişisel veri işleme envanterinizi oluştururken; bir takım uyarılarla karşılaşırsınız. e-KVKK 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na yüzde yüz uyumlu olarak açlışmaktadır. Bilindiği üzere veri sorumlusu özel nitelikli kişisel veri işleyebilmek için ilgili kişisen açık rıza almakla yükümlüdür. Kullanıcı kişisel veri işleme envanteri oluştururken almış olduğu özel nitelikli kişisel verileri raporlama esnasında "Özel Nitelikli Kişisel Veri Uyarısı" ile karşılaşmaktadır. e-KVKK otomatik uyarı vererek kullanıcıyı açık rızaya yönlendirir. Böylelikle özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve envanter girişlerinin doğru yapılması sağlanır. 

Kanunun 12 nci maddesinin birinci fıkrasında; “Veri sorumlusu; a) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, b) Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, c) Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.” hükmü yer almaktadır. Veri sorumlusu bünyesinde barındırdığı kişisel verileri korumaya yönelik almış olduğu idari ve teknik tedbirleri kişisel veri işleme envanterinde göstermek durumundadır.  e-KVKK ile detaylı ve nitelikli şekilde hazırlanan kişisel veri işleme envanterleri kişisel verilerin korunmasını ve süreçlerle alakalı alınan önlemlerin raporlanmasını kolaylaştırır. 

e-KVKK ile veri sorumlusu organizasyonu kapsamında her departmanın / müdürlüğün/ birimin hazırlamış olduğu envanter süreçlerini departman bazında takip edebilirsiniz. Departman bazında kişisel veri işleme envanterleri oluşturulduktan sonra kurumun envanter içerik ağırlıklarını, KVKK uyumluluk sürecinize ilişkin departmanlarınızda attığınız adımları, yapmış olduğunuz kayıtları her departman için ayrı ayrı görüntüleyebilirsiniz. e-KVKK ile veri sorumluları kişisel veri işleme envanteri oluştururken; asgari olarak belirtilen envanter faaliyetlerini kapsayacak şekilde diğer hususları da (departman adı, birim adı, bilgi girişi yapan kişi, süreç adı, faaliyetin adı, faaliyetin açıklaması, işlenen kişisel veri kategorisi, işlenen kişisel veri, Kanunun 5. maddesindeki işleme şartı, işlenen özel nitelikli kişisel veri kategorisi, işlenen özel nitelikli kişisel veri, Kanunun 6. maddesindeki işleme şartı, kişisel verisi işlenenlere ilk elde etme esnasında aydınlatma yapılıp yapılmadığı, kişisel verinin elde edildiği kaynak, elde etme yöntemi, saklandığı elektronik ortam, saklandığı fiziksel ortam, biriminiz dışında bu veriye erişenler, saklama amacı, periyodik imha süresi, aktarma amacı, kişisel veri aktarımının hukuki sebebi, kişisel veri aktarım yöntemi, özel nitelikli kişisel veri aktarımının hukuki sebebi, özel nitelikli kişisel veri aktarım yöntemi, alınan idari tedbirler, alınan teknik tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler için alınan yeterli önlemler gibi) ilave edebileceklerdir.

e-KVKK’da kişisel veri işleme envanterini hazırlarken karşımıza gelen ve kurumunuzun tüm KVKK süreçlerini analiz etmede lazım olacak bilgi girişleri veri seti menüsünden yapılır. Esnek tasarlanmış menüde kurumunuza özel tüm spesifik durumlara uygun yeni kayıtlar açılabilir. Böylelikle KVK süreçlerinizin daha kolay takip altına alınması sağlanır. Örneğin sistemin otomatik tanımladığı parametrelerin dışına çıkarak yeni veri kategorileri, yeni veri işleme faaliyetleri, yeni erişen departman, yeni üretilen çıktı, yeni idari tedbir vb. belirleyebilir, kurumunuza tüm süreçleri uyarlayabilirsiniz. 

e-KVKK programı Departman / Envanter bazlı olarak tanımlanan kişisel verilerin niteliği, işlenme süreçleri, saklanma yöntemi ve süresi imha yöntemi gibi.. pek çok parametre içerisinde arama yapabilme ve bu verilerin birbirleriyle ilişkilerini "grafik bazlı" olarak görme imkanı sunar. Departman bazında kişisel veri işleme envanterleri oluşturulduktan sonra kurumun envanter içerik ağırlıklarını, KVKK uyumluluk sürecinize dair attığınız adımları grafik ara yüzleri ile her departman için ayrı şekilde görüntüleyebilir, kaydedebilirsiniz. Böylelikle KVKK uyumluluk süreciniz ile alakalı kurumunuzu test edebilir, mevcut durumu toplu olarak raporlayabilirsiniz. Grafik ara yüzü sayesinde her departmanınızda işlenen kişisel verilerin daha çok hangi kategoride olduğu, hangi kişisel verilerin daha çok işlendiği, departman bazında hangi özel nitelikli veri türlerinin daha çok işlendiği bilgisine erişebilirsiniz. Tüm departmanlara ait grafikler ayrı ayrı sıralanır, oranlanır. Departman bazında kaydedilen envanterlere ilişkin departman sayısı, kişi grubu sayısı, veri kategorisi işlenen kişisel ve özel nitelikli kişisel veri sayısını toplu olarak raporlayabilirsiniz. Böylelikle oluşturulan envanterlere ilişkin toplu bir analiz imkanına erişebilirsiniz.

e-KVKK sayesinde kurum ve departmana özel hazırlanan açık rıza ve aydınlatma metinlerinin sistem üzerinden kolaylıkla indirilmesini sağlayabilirsiniz. KVKK uzmanları tarafından kurumunuza özel hazırlanan açık rıza belgeleri e-KVKK sayesinde temin edilebilir, tüm açık rıza ve aydınlatma süreçlerinizi e-KVKK vasıtasıyla yönetebilirsiniz.  İlgili alan kurumların veri işleme politikalarını ilgili mevzuatlara dayandırma imkanı sağlar. Doküman Yönetimi Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından istenen tüm prosedür belgeleri, disiplin yönetmelikleri, gizlilik sözleşmeleri, gizlilik taahhütnameleri, aydınlatma metinleri, açık rıza onamları sistem üzerinden kolaylıkla oluşturulabilir, indirilebilir. Alınan tüm açık rıza beyanlarını ve aydınlatma metinlerini tarih ve imza damgalı şekilde kişi bazlı olarak sisteme kaydedebilir, olası bir denetim durumunda ispat yükümlülüğünüzü yerine getirebilirsiniz.