İş Başvurusunda Neler Talep Edilir? Talep Edilen Belgeler Kişisel Veri Niteliğinde midir?
İş başvuru süreçlerinde adaylardan bazı bilgiler istenmektedir. Kişiler iş başvurusunu özgeçmiş olarak nitelendirdiğimiz belge ile yaparlar. CV (Curriculum Vitae) olarak da adlandırdığımız belgeyi çalışmak istedikleri kurum ve kuruluşlara sunarlar. İlgili kurumlar kişilerin özgeçmişlerini kendi insan kaynakları faaliyetleri ve münhal pozisyon kapsamında değerlendirir, bu değerlendirmeye göre kişilere olumlu ya da olumsuz geri dönüşte bulunur.
Özgeçmiş Kişisel Veri midir?
Bilindiği üzere kişisel veri kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Özgeçmiş (CV) de kişisel veri kategorisinde değerlendirilmektedir. Özgeçmişte yer alan bilgiler de ayrı ayrı kişisel veri kabul edilmektedir. Özgeçmişte bulunan isim soyisim, telefon numarası, e-mail adresi, fotoğraf gibi gerçek kişiyi belirlenebilir kılacak tüm veriler kişisel veri kategorisinde değerlendirilir.
Özgeçmiş Ne Zaman İmha Edilmelidir?
Kişisel verilerin imhası ile alakalı KVKK'nın kendi resmi sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda kişisel verilerin imhasını gerektiren haller belirlenmiştir. İlgili düzenlemeye göre kişisel verilerin imhasını gerektiren haller;
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi ya da ortadan kalkması,
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
Kişisel verilerin işlenmesinin açık rıza şartına dayandığı durumlarda kişinin açık rızasının geri alınması,
İlgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması,
Kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasını gerektirecek şartın olmaması,
gibi durum ve durumlarda kişisel veriler imha edilir.
Bu durumu konumuz özelinde inceleyecek olursak, işe alım yapacak olan kurumlar adaylardan alınan özgeçmişleri, ilgili alımı gerçekleştirmiş olmaları durumunda imha etmelidir. Çünkü işe alım gerçekleştiğinde, kişisel verinin işlenmesini ya da saklanmasını gerektiren amaç ortadan kalkmış olur.
Dolayısıyla işverenler alım yapıldıktan sonra, adaylardan aldıkları özgeçmiş bilgilerini yasal yükümlülüklerinin dışında (işe alımı gerçekleşen adaylar için geçerli olan) arşivlememelidir. İşe alınmayan adayların özgeçmişleri silinmeli, yok edilmeli ya da anonim hale getirilmelidir. Toplanan özgeçmişler, ilerde başka bir pozisyon için değerlendirme ya da tekrar aynı pozisyon için açılacak bir ilanda değerlendirme saikiyle saklanmamalıdır.
Özgeçmiş Hangi Koşullarda Şirket Bünyesinde Saklanabilir?
İşverenlerin adaylardan aldıkları özgeçmişleri, ancak ilgili kişilerin açık rızalarını alarak belirli bir süre saklayabileceği kanaatindeyiz. Daha somut bir örnek üzerinden açıklayacak olursak işe alım yapacak olan A şirketi açmış olduğu ilana ilişkin toplanan özgeçmişleri ancak ilgili kişilerden alınan açık rıza onamı ile mevzuatta belirlenen süreler dahiline saklayabilir. İlgili mevzuatlarda bu duruma ilişkin belirli bir süre öngörülmemiştir. Fakat ilgili kişilerden alınacak açık rıza kapsamında bu özgeçmişlerin;
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme gibi ilkelerin gözardı edilmemesi koşuluyla en fazla 1 yıl saklanabileceğini düşünmekteyiz.
Hatırlatmamız gereken bir diğer husus da; adayların ilgili kuruma başvurarak açık rızasını geri alması, ya da özgeçmişinin silinmesi, yok edilmesi ya da anonimleştirmesini istemesi üzerine kurum özgeçmişleri derhal imha etmelidir.
İşveren Topladığı Özgeçmişleri Başka Bir İşveren ile Paylaşabilir mi?
Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın aktarılamaz. Örneğin işe alım yapacak olan grup şirket özgeçmişi kendi iştiraki ya da grup şirketleri ile paylaşacak ise adaydan buna ilişkin açık rıza onamı almalıdır. Aday kişi açık rıza verdiği takdirde işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkelerine bağlı olmak kaydıyla özgeçmişi grup şirketlerine ya da iştiraklerine gönderebilir.
