Aydınlatma Yükümlülüğü VERBİS Kaydı İle Uyumlu Olmak Zorunda mı? Veri Sorumlusu Aydınlatma Yükümlülüğünü Yerine Getirirken Nelere Dikkat Etmelidir?

Veri sorumlusu kişisel veri işlemeden önce ya da kişisel verinin işlenmesi sırasında ilgili kişiyi muhakkak bilgilendirmelidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü;  kişisel verileri işlenen ilgili kişilere kişisel verilerinin,

* kim tarafından,

*hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlenebileceği,

* kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,

* ilgili kişinin bilgi edinme hakkı gibi hususları içermelidir.

Dolayısıyla veri sorumlusu aydınlatma metni hazırlarken muhakkak yukarıdaki bilgilere değinmelidir.

Veri sorumlusu, işlemiş olduğu kişisel verilerin işleme amaçları ve şartları değiştiğinde hazırlamış olduğu aydınlatma metnini de muhakkak güncellemelidir.

Aydınlatma Yükümlülüğü VERBİS Kaydı İle Uyumlu Olmak Zorunda mı?

Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken ilgili kişiye verilecek bilgiler, eğer veri sorumlusunun Veri Sorumluları Siciline "(VERBİS") kayıt yükümlülüğü varsa, VERBİS'e açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır. Eğer veri sorumlusunun VERBİS'e kayıt yükümlülüğü yoksa Kanunun 10. ve 11. maddeleri kapsamında aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.

KVK Kurulu tarafından hazırlanan 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğe göre, veri sorumlusunca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında aşağıda sayılan usul ve esaslara uyulmalıdır:

a) İlgili kişinin açık rızasına veya KVKK'daki diğer işleme şartlarına bağlı olarak kişisel veri işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.

b) Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğü ayrıca yerine getirilmelidir.

c) VERBİS'e kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, VERBİS'e açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır.

d) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı değildir. İlgili kişinin talebine ve beyanına bağlı olmaksızın veri sorumlusu verisi işlenen kişiyi muhakkak aydınlatmalıdır. 

e) Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispat yükümlülüğü veri sorumlusuna aittir.

f) Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.

g) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak kişisel veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel ve muğlak ifadeler kullanılmamalıdır. İlgili kişide başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.

ğ) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

h) Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan “hukuki sebep” ten kasıt, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

ı) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir.

KVKK'ya Gelen İhbar ve Şikayetlerin Sektörel Dağılımı KVKK'ya Gelen İhbar ve Şikayetlerin Sektörel Dağılımı

i) Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir.

j) Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir.