Veri Sorumlusuna Başvuru Nasıl Yapılır? Veri Sorumlusuna E-Posta Aracılığıyla Başvuruda Bulunulabilir mi? Veri Sorumlusuna Çağrı Merkezi Üzerinden Yapılan Başvuru Kabul Edilebilir mi?

Veri Sorumlusuna Çağrı Merkezi Üzerinden Yapılan Başvuru Kabul Edilebilir mi?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) hayatımıza kattığı yeni kavramlardan birisi de “ilgili kişi” kavramıdır. İlgili kişi kişisel verisi işlenen gerçek kişi demektir. KVKK incelendiğinde anlaşılacağı üzere kanun koyucu ilgili kişiye bir takım haklar sunmuştur.

KVKK’nın 11 inci maddesine göre

“ (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

Parmak İzi Veya Yüz Tanıma Sistemi İle Mesai Takibi Yapanların Dikkatine! Parmak İzi Veya Yüz Tanıma Sistemi İle Mesai Takibi Yapanların Dikkatine!

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir”

hükümleri bulunmaktadır.

Dolayısıyla KVKK’nın 11 inci maddesi ilgili kişinin haklarını düzenlemektedir.

İlgili kişinin hak arama yöntemleri de KVKK’nın 13 ve 14 üncü maddelerinde belirlenmiştir. KVKK’nın “Veri Sorumlusuna Başvuru” başlıklı 13 üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasına göre ise;

“İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir.” 

hükmü yer almaktadır.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu yukarıdaki maddeye dayanarak yeni bir Tebliğ hazırlamış; ilgili düzenleme ile veri sorumlusuna başvurunun nasıl olacağı açıklanmıştır.

Veri Sorumlusuna Başvuru Nasıl Yapılır?

 “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”in (Tebliğ) “Başvuru Usulü” başlığını taşıyan 5 inci maddesinin birinci fıkrasına göre;

 “İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir”

hükmü düzenlenmiştir. Yani ilgili kişi veri sorumlusuna başvuracağında taleplerini yalnıca;

  • Yazılı olarak,
  • Kayıtlı elektronik posta ile,
  • Başvuru amacına yönelik bir yazılım kullanarak iletebilir.

İlgili kişi başvurularında ad, soyadı, başvuru yazılı ise imza, T.C. Kimlik No., tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve talep konusu gibi bilgileri muhakkak bildirmelidir.

İlgili Kişi Çağrı Merkezi Üzerinden Başvuruda Bulunabilir mi?

Aydınlatma metninde veri sorumlusunun adresine elden veya posta yoluyla, KEP adresi aracılığıyla veya veri sorumlusunun başvurulara ilişkin geliştirdiği bir uygulama vasıtasıyla başvuru yapılabileceği belirtilirken ilgili kişinin veri sorumlusunun çağrı merkezi kanalıyla başvuru yapması geçerli bir başvuru olmayacaktır.

Veri Sorumlusuna e-Posta Aracılığıyla Başvuruda Bulunulabilir mi?

Veri sorumlusu ile daha önce iletişime geçilmemiş e-posta üzerinden yapılacak başvurular geçerli değildir. Fakat veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi aracılığıyla yapılan başvurular kabul görecektir. Dolayısıyla veri sorumlusuna başvuru yapılan e-posta adresinin; veri sorumlusuna daha önce bildirilen bir adres olması başvuruyu geçerli kılacaktır. Fakat ilgili kişi daha önce aynı e-posta adresinden iletişime geçtiğini ispatlayacak belgeleri muhakkak başvurusuna eklemelidir.

Sonuç

Veri sorumlusuna çağrı merkezi üzerinden yapılan başvurular kabul görmeyecektir. İlgili kişinin yapacağı başvurular muhakkak;

Yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta  yoluyla, (KEP, e-imza, güvenli elektronik posta, mobil imza) başvuru amacına yönelik yazılım kullanarak veya veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanarak yapılmalıdır. Hangi yöntem ile başvuru yapacağını başvuru sahibi; yani ilgili kişi belirlemelidir.