VERBİS nedir? Yazımızın PDF formatına ulaşmak için tıklayınız. Veri sorumluları sicili (VERBİS), veri sorumlularının, kişisel veri işlemeden önce kaydolmaları gereken sisteme verilen isimdir. Veri sorumluları VERBİS'e işleyecekleri kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapar. Veri sorumluları VERBİS'e kayıt olmak zorundadır. İlgili kişi işlenen kişisel verisini nasıl görüntüler? VERBİS kamuya açık tutulmaktadır. Kişisel verisi işlenen kişiler, bu verilerin Kanunda sayılan kişisel veri işleme şartları olmadan işlendiğini düşünüyor ise bunu sorgulayabilmektedir. İlgili kişiler, www.kvkk.gov.tr adresinde VERBİS ana sayfa içerisindeki “Sicil Sorgulama” bölümünden görüntüleme yapabilmektedir. Veri sorumluları siciline ilişkin usul ve esaslar ise Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik ile düzenlenmiştir. İlgili yönetmeliğe ulaşmak için tıklayınız. Kimler VERBİS'e kayıt yükümlüsüdür? Türkiye’de yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, yurt dışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Türkiye’de kişisel veri işlemeleri halinde VERBİS’e kayıt olmaları gerekmektedir. Fakat Kanun VERBİS'e kayıt konusunda bazı istisnalar getirmiştir. Kimler VERBİS'e kayıttan istisna tutulmuştur? Kanuna göre; işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi bazı kriterler göz önüne alınarak Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir. Kurul tarafından aşağıda sayacağımız kişi ve kişi gruplarına VERBİS'e kayıt istisnası getirilmiştir; Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler, Noterler, Dernek, Vakıf, Sendikalar, (yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler) Siyasi partiler, Avukatlar, Gümrük Müşavirleri, Arabulucular, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler, Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar VERBİS'e kayıt zorunluluğundan istisna tutulmuştur. Yıllık çalışan sayısı nasıl belirlenir? Yukarıda bahsettiğimiz üzere, yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar VERBİS'e kayıt istisnası kapsamındadır. Burada en merak edilen hususlardan birisi de yıllık çalışan sayısının nasıl belirleneceğidir. Burada belirleyici unsur tamamlanmış bir yıl olmasıdır. Tamamlanmış yıl içinde ise 12 ayın en az 7 ayı verilen Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısı dikkate alınmalıdır. Bahsettiğimiz 7 ayın birbirini takip etmesine gerek yoktur. Örneğin bir veri sorumlusunun 2019 yılı içinde SGK'ya verdiği Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7 sinde bildirdiği çalışan sayısı 50'den çok ise kayıt yükümlülüğü doğacaktır. Yıllık mali bilanço toplamı nasıl hesaplanır? Aynı şekilde, yıllık mali bilanço toplamına bakılırken de tamamlanmış bir yıl içinde, veri sorumlusu tarafından kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekine bakılır. İlgili alanda bulunan mali tablolarda bulunan mali bilanço bilgisi incelenmelidir. VERBİS'e hangi bilgiler girilmelidir? VERBİS’e kayıt olan veri sorumlusu aşağıdaki bilgileri sisteme girmelidir; a) Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ile irtibat kişisine ait kimlik ve adres bilgilerine ilişkin Kurul tarafından belirlenecek başvuru formunda yer alan bilgiler, b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar, ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler, e) Kanunun 12 nci maddesinde öngörülen ve Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler, f) Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi. VERBİS'e kayıt süreleri nasıl belirlenmiştir? Bir tablo yardımı ile anlatacak olursak, Veri Sorumluları Kayıt Yükümlülüğü Başlangıç Tarihi Kayıt Yükümlülüğü Son Tarihi Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 01.10.2018 30.06.2020 Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 01.10.2018 30.06.2020 Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 01.01.2019 30.09.2020 Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları 01.04.2019 31.12.2020 Hangi veri sorumluları faaliyetleri bakımından sicile kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur? 6698 sayılı Kanun kapsamında bazı veri sorumluları sicile kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. İlgili Kanunda belirlenen faaliyetleri gerçekleştiren veri sorumlularının VERBİS'e kayıt esnasında bu kişisel verilerle ilgili bilgi girişi yapması zorunlu değildir. İstisnalar MADDE 28- (1) Bu Kanun hükümleri aşağıdaki hâllerde uygulanmaz: a) Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi. b) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi. c) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi. ç) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi. d) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi. (2) Bu Kanunun amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10 uncu, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11 inci ve Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16 ncı maddeleri aşağıdaki hâllerde uygulanmaz: a) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması. b) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi. c) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması. ç) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması. Sonuç VERBİS yükümlülüğü veri sorumluları açısından en önemli yükümlülüklerden birisidir. Tüm veri sorumluları kişisel veri işlemeden evvel VERBİS'e kayıt olmalıdır. Fakat Kanun bazı veri sorumlularını bu süreçten istisna tutmuştur. Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler açısından da önemli olan bir diğer husus ise VERBİS'in kamuya açık tutulmasıdır. Kişisel verisi işlenen gerçek kişiler, VERBİS vasıtasıyla kişisel verileri üzerinde kontrol sağlar. Bu şekilde de hesap verilebilirlik ve şeffaflık ilkeleri sağlanmış olacaktır. Yazımızın PDF formatına ulaşmak için tıklayınız. YASAL UYARI Bu çalışma Kamutech Yazılım A.Ş. mevzuat grubu uzmanları tarafından hazırlanmıştır. Makalenin her türlü yayın hakkı Kamutech Yazılım A.Ş.'ye aittir. Kaynak göstermek ve link vermek kaydıyla alıntı yapılabilir.