Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Kurul resmi web sitesinden önemli bir kamuoyu duyurusu yayımladı. Oldukça kapsamlı hazırlanan ve bir çok konuya temas edilen Kamuoyu Duyurusunda Corona salgınında yaşanan vakalara ilişkin bilgi gizliliği başta olmak üzere iş dünyası kapsamındaki konulara da değinildi. Bilindiği üzere salgın sürecinde bir çok ülkede olduğu gibi Türkiye'de de "evdekal" çağrısı yapılmaktadır. Bir çok işveren home office uygulamasına geçmiştir. İşverenler ve çalışanlar açısından evden çalışma uygulamasında da kişisel veri güvenliği gündeme gelmiştir. Çalışma hayatı açısından alınması gereken KVKK önlemlerine bir sonraki yazımızda değineceğiz. Ayrıca kişisel verilerin mahremiyetine dikkat çeken kamuoyu duyurusunda tüm dünya ve ülkemizi derinden etkileyen COVID-19 salgınının yayılmasını engellemek için kamu kurum ve kuruluşlarınca bir takım adımlar atıldığına değinilmiştir. Önlemler alınırken bazı özel nitelikteki kişisel verilerin işlendiği ifade edilen duyuruda; tüm kurum ve kuruluşların veri güvenliğine yönelik gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınmasına çok önem vermeleri gerektiği anlatılmıştır. COVID-19 salgını sürecinde KVKK kapsamında dikkat edilmesi gereken belli başlı hususlar aşağıdadır; Kişisel veriler işlenirken, genel (temel) ilkeler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme gibi KVKK'ya ilişkin temel ilkelere dikkat edilmelidir. Esas olan kamu sağlığının korunmasıdır. Yapılacak kişisel veri işleme faaliyetleri Sağlık Bakanlığı başta olmak üzere halk sağlığı kuruluşlarının veya diğer ilgili kurum ve kuruluşların rehberliği ve / veya talimatları çerçevesinde olmalıdır. Aydınlatma yükümlüğü çerçevesinde kurumlar, bireylere kişisel verilerinin işlenmesi hakkında kısa, kolay erişilebilir, anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılması suretiyle bilgi sağlamalıdırlar. Etkilenen kişilerin verileri açık ve zorunlu bir gerekçe olmaksızın herhangi bir üçüncü tarafa ifşa edilmemelidir. Gizliliğe önem verilmeli, bu verilerin üçüncü kişilere aktarımının Türk Ceza Kanunu Kapsamında da suç olduğu unutulmamalıdır. COVID-19 hastalığı ile alakalı, olası bir risk durumunda sağlık kurum ve kuruluşlarının kişilere telefon, mesaj veya e-posta yoluyla halk sağlığı ile ilgili mesajlar göndermesinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu açısından bir engel yoktur. Gereğinden fazla bilgi istemekten kaçınılmalıdır. Yalnızca faaliyetin gerektirdiği kadar bilgi talep edilmelidir. COVID-19 Hastalığına Yakalanan Kişilerin Kişisel Verileri İşlenirken Kanuna Uygunluk Nasıl Sağlanır? Bu çerçevede, özellikle sağlık verilerinin işlenmesi açısından çalışanın rızasını alma yoluna gidilmesi tercih edilebileceği gibi, salgının yayılma hızı düşünülürse, çalışan kendi rızası ile de hastalık bildirimi yapabilecektir. Açık rıza dışındaki şartlar dâhilinde ise, sağlık verilerinin iş yeri hekimleri tarafından işlenmesi söz konusu olacaktır. Bu süreçte doğaldır ki her işlenen veri özel nitelikli kişisel veri de olmayabilir (Örneğin kişilerin son olarak seyahat ettikleri ülke bilgisi gibi). Bu durumlarda da Kanunun 5 inci maddesinde kişisel veri işleme şartlarının dikkate alınması gerekecektir. Öte yandan, Kanunun 28 inci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (ç) bendinde kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi halinde Kanun hükümlerinin uygulanmayacağı düzenlenmiştir. Bu çerçevede, mevcut durum kamu güvenliğini ve kamu düzenini tehdit ettiğinden kişisel verilerin Sağlık Bakanlığı ve yukarıdaki madde kapsamına giren kamu kurum ve kuruluşları tarafından işlenmesinin önünde de bir engel bulunmamaktadır. Kamuoyu Duyurusunun tamamı aşağıdaki şekildedir; KAMUOYU DUYURUSU Covid-19 ile Mücadele Sürecinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilinmesi Gerekenler Tüm Dünya ve Ülkemizi etkileyen COVID-19 virüsü salgınının yayılmasını engellemek ve etkilerini hafifletmek adına kamu kurum ve kuruluşları gerekli adımları atmakta ve çeşitli önlemler alınması suretiyle mücadele etmektedir. Bu önlemlerin alındığı çoğu durumda özel nitelikli kişisel veriler de (sağlıkla ilgili veriler vb.) dahil olmak üzere pek çok kişisel verinin (TC kimlik no, ad, adres, işyeri, seyahat bilgileri gibi) işlenmesi kaçınılmazdır. Bu süreçte öncelikli olarak sağlık hizmetlerinin sağlanması ve kamu sağlığının korunması esastır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) kapsamında özellikle kişilerin sağlık verilerinin ve diğer kişisel verilerin işlenmesi gerektiği durumlarda veri sorumluları ve veri işleyenler tarafından söz konusu faaliyetlerin Kanun hükümlerine uygun yürütülmesinin sağlanması ve veri güvenliğine yönelik gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınması önem arz etmektedir. Belirtmek gerekir ki, bu istisnai zamanlarda dahi veri sorumluları ve veri işleyenlerin, ilgili kişilerin kişisel verilerinin güvenliğini sağlamaları gerekmektedir. Bu nedenle kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve bu konuda alınan herhangi bir önlemin hukukun genel ilkelerine uygun olması, bu çerçevede kişilerin temel hak ve özgürlükleri açısından geri döndürülemez zararların ortaya çıkmaması önemlidir. Bu minvalde özellikle COVID-19 virüsüne karşı alınan önlemler kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri gerekli, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Bu konuda alınan kararlar, Sağlık Bakanlığı başta olmak üzere halk sağlığı kuruluşlarının veya diğer ilgili kurum ve kuruluşların rehberliği ve / veya talimatları çerçevesinde olmalıdır. Bu bağlamda veri sorumlularının başta sağlık verisi olmak üzere kişisel verileri işlerken aşağıdaki hususlara dikkat etmeleri önem arz etmektedir. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Temel İlkeler 6698 sayılı Kanunda kişisel verilerin işlenmesinde sayılan genel (temel) ilkeler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmedir. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde ise söz konusu kişisel veriler silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir. Söz konusu ilkeler, COVID-19 ile mücadele kapsamında tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde bulunmalı ve tüm kişisel veri işleme faaliyetleri bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmelidir. Kanuna Uygunluk 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5 inci maddesinde kişisel verilerin işlenme şartları, 6 ncı maddesinde ise sağlık verilerinin dahil olduğu özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları belirlenmiştir. Kanunun 6 ncı maddesinde özel nitelikli kişisel verilerin ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenemeyeceği belirtilmekle birlikte sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel verilerin, kanunlarda öngörülen hâllerde, sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel verilerin ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebileceği düzenlenmiştir. Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 31/01/2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Kararı ile “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" belirlenmiştir. Bu noktada, kişisel verilerin Kanunun 5 inci ve/veya 6 ncı maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak işlenmesi gerektiği unutulmamalıdır. Bu çerçevede, özellikle sağlık verilerinin işlenmesi açısından çalışanın rızasını alma yoluna gidilmesi tercih edilebileceği gibi, salgının yayılma hızı düşünülürse, çalışan kendi rızası ile de hastalık bildirimi yapabilecektir. Açık rıza dışındaki şartlar dâhilinde ise, sağlık verilerinin iş yeri hekimleri tarafından işlenmesi söz konusu olacaktır. Bu süreçte doğaldır ki her işlenen veri özel nitelikli kişisel veri de olmayabilir (Örneğin kişilerin son olarak seyahat ettikleri ülke bilgisi gibi). Bu durumlarda da Kanunun 5 inci maddesinde kişisel veri işleme şartlarının dikkate alınması gerekecektir. Öte yandan, Kanunun 28 inci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (ç) bendinde kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi halinde Kanun hükümlerinin uygulanmayacağı düzenlenmiştir. Bu çerçevede, mevcut durum kamu güvenliğini ve kamu düzenini tehdit ettiğinden kişisel verilerin Sağlık Bakanlığı ve yukarıdaki madde kapsamına giren kamu kurum ve kuruluşları tarafından işlenmesinin önünde de bir engel bulunmamaktadır. Aydınlatma Yükümlülüğü (Şeffaflık) Bu noktada hatırlatılması gereken diğer önemli bir konu da işlenen kişisel veriler ile ilgili olmak üzere aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmiş olmasıdır. Bu anlamda, kişisel verileri işleyen veri sorumluları, kişisel verilerin toplanma amacı ve ne kadar süreyle saklanacağı hususu da dahil olmak üzere, uyguladıkları önlemler konusunda şeffaf olmalıdır. Bireylere kişisel verilerinin işlenmesi hakkında kısa, kolay erişilebilir, anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılması suretiyle bilgi sağlamalıdırlar. Gizlilik COVID-19 virüsünün yayılmasını önleme bağlamında, veri sorumlusu ve veri işleyenler tarafından başta sağlık verisi olmak üzere herhangi bir veri işleme faaliyetinde, kişisel verilerin güvenliğini sağlayacak gerekli idari ve teknik tedbirler alınmalıdır. Etkilenen kişilerin verileri açık ve zorunlu bir gerekçe olmaksızın herhangi bir üçüncü tarafa ifşa edilmemelidir. Öte yandan, sosyal medya hesapları ve benzeri mecralarda sağlık verileri başta olmak üzere kişisel veriler ile ilgili hukuka aykırı olarak yapılacak paylaşımların aynı zamanda 5237 sayılı Türk Ceza Kanununun 136 ncı maddesi kapsamında suç teşkil edebileceği unutulmamalıdır. Veri Minimizasyonu Herhangi bir veri işleme faaliyetinde olduğu gibi, COVID-19 virüsünün yayılmasını önleme amacına yönelik gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri de amaçla bağlantılı ve sınırlı ölçüde gerçekleştirilmeli, gereğinden fazla kişisel veri işlenmesinden kaçınılmalıdır. Hedeflenen amaca ulaşmak için imkân dâhilindeki en müdahaleci olmayan yolun tercih edilmesi gerekmektedir. Sıkça Sorulan Sorular Bir sağlık kuruluşu önceden izin almaksızın COVID-19 ile ilgili kişilerle iletişim kurulabilir mi? Yönetimlerin, COVID-19 virüsü gibi küresel salgın boyutuna ulaşan durumlarda kamu sağlığını ve kamu düzenini sağlamak ile ilgili yükümlülükleri bulunmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşları, halk sağlığına yönelik ciddi tehditlerle mücadele etmek için ek olarak kişisel verilerin toplanmasına ve paylaşılmasına gerek duyabilir. Bu çerçevede, ilgili sağlık kurum ve kuruluşlarının kişilere telefon, mesaj veya e-posta yoluyla halk sağlığı ile ilgili mesajlar göndermesinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu açısından bir engel bulunmamaktadır. Salgın sırasında kuruluşların personelinin çoğunun evden çalıştığı bilinmektedir. Evden çalışılan bu süre zarfında ne tür güvenlik önlemleri alınmalıdır? Kişisel verilerin korunması mevzuatı, evden çalışmanın önünde bir engel değildir. Salgın sırasında personel evden çalışabilir ve kendi cihazlarını veya iletişim ekipmanlarını kullanabilir. Kişisel verilerin korunması mevzuatı bunu engellemez, ancak kişisel verilerin güvenliğini sağlamaya yönelik gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınması gerekmektedir. Uzaktan çalışmanın doğurabileceği risklerin asgariye indirilmesi adına, sistemler arasındaki veri trafiğinin güvenli iletişim protokolleriyle gerçekleştirilmesi ve herhangi bir zafiyet içermemesinin sağlanması ile anti-virüs sistemlerinin ve güvenlik duvarlarının güncelliğinin sağlanması başta olmak üzere, her türlü tedbirin alınması ve kişisel verilerin güvenliği açısından konuya ilişkin çalışanların dikkatle bilgilendirilmesi gerekmektedir. Ancak unutulmamalıdır ki, çalışanlar tarafından alınacak tedbirler Kanun kapsamında kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması noktasında veri sorumlusunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır. Bir işveren, bir çalışanın virüs taşıdığını meslektaşlarına/diğer çalışanlarına açıklayabilir mi? İşveren, vakalar hakkında personeli bilgilendirmelidir. Bilgilendirme yapılırken bireylerin isimlerinin verilmesinin gerekmeyeceği gibi gereğinden fazla bilgi de verilmemelidir. Koruyucu tedbirlerin alınması açısından virüsün bulaştığı çalışanın/çalışanların isminin açıklanmasının zorunlu olduğu hallerde ilgili çalışanların bu hususta önceden bilgilendirilmesinde fayda görülmektedir. İşverenin, çalışanlarının sağlık ve güvenliğini sağlama ve aynı zamanda özen yükümlülüğünü yerine getirme sorumlulukları bulunmaktadır. Bu kapsamda ilk etapta işverenler tarafından örneğin “…Genel Müdürlük binamızın 5. katında çalışan bir arkadaşımızın COVID-19 testinin pozitif çıktığını bildirmek isteriz. Testi pozitif çıkan arkadaşımızın binada bulunduğu tarihler dikkate alınarak, arkadaşımızla temasta bulunan kişiler tespit edilerek kendilerini durum hakkında bilgilendireceğiz…” şeklinde açıklamalarda bulunulması yoluna gidilebilir. Yukarıdaki örnekte olduğu gibi, bir kurum, kuruluş veya şirket içerisinde yapılacak duyurularda çalışanlara COVID-19 enfekte bir çalışanın bulunduğu, evden çalıştığı ya da izinde olduğu belirtilmeli; ancak zorunlu olmadığı sürece şirket içi seviye ya da ekip gibi çalışanın kim olduğunun tespitini doğrudan sağlayacak detaylar paylaşılmamalıdır. Bir işveren, binadaki tüm personelden ve ziyaretçilerden virüsten etkilenen ülkelere yakın dönemde gerçekleştirdikleri seyahatler ve ateş vb. virüs belirtileri hakkında bilgi talebinde bulunabilir mi? İşverenlerin, çalışanın sağlığını korumak ve güvenli bir iş yeri sağlamakla ilgili yasal yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu bağlamda ve mevcut koşullarda, işverenlerin, çalışanlardan ve ziyaretçilerden virüsten etkilenen bir bölgeyi ziyaret edip etmedikleri ve/veya virüsün neden olduğu hastalığa dair belirtiler gösterip göstermedikleri konusunda kendilerini bilgilendirmelerini istemek için haklı gerekçeleri gündeme gelecektir. Bilgi talebinin gereklilik ve ölçülülüğe bağlı ve risk değerlendirilmesine dayanan güçlü bir gerekçesi olması gerekir. Bu durumda, görevleri ile ilgili olarak personelin seyahatleri, işyerinde kronik rahatsızlığı olan ya da virüsten daha ağır etkilenme ihtimali bulunan kişilerin varlığı ve halk sağlığı yetkililerinin talimatları veya rehberliği gibi belirli unsurlar dikkate alınmalıdır. Kişilerin kısa bir süre önce virüsten etkilenen bir bölgeye seyahat etmiş olmaları ve/veya hastalığa dair belirtiler göstermelerine dayanarak uygun önlemler almalarının istenmesi durumunda, belirli tavsiyelerin personel ve ziyaretçilerin dikkatine sunulmasında kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından bir sakınca bulunmamaktadır. İşveren tarafından kamu sağlığı amacıyla çalışanların sağlık bilgileri yetkililerle paylaşılabilir mi? Kanunun 8 inci maddesi ve bulaşıcı hastalıklara ilişkin ilgili diğer kanunlarda yer alan hükümler çerçevesinde, bildirime esas bulaşıcı hastalıkları taşıyanlara ilişkin kişisel veriler, işveren tarafından ilgili makamlar ile paylaşılabilecektir. Salgın sırasında, kuruluşların geçici olarak kapatıldığı veya veri sorumlularının ilgili kişilerin taleplerini yerine getirme kapasitesinin COVID-19 nedeniyle kısıtlandığı durumlarda, zaman çizelgelerine göre ilgili kişilerin başvurularına yanıt verme ve Kurumumuza karşı yükümlülükleri kapsamında Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuatta belirtilen süreler hala geçerli midir? Kişisel verilerin korunması mevzuatı kapsamında Kurumumuza intikal eden şikayet, ihbar ve veri ihlal bildirimleri ile ilgili olarak veri sorumlularının gerek Kurumumuza gerek ilgili kişilere karşı yükümlülükleri açısından Kanunda ve ilgili alt düzenlemelerde çeşitli süreler belirlenmiş olup, veri sorumluları tarafından bu sürelere riayet edilmesi önem arz etmektedir. Kanun ve ilgili mevzuatta belirtilen yasal sürelerin uzatılması söz konusu değildir, ancak Ülkemizin içinde bulunduğu bu olağanüstü süreçte veri sorumluları tarafından alınan önlemler kapsamında farklı operasyonel uygulamalara (uzaktan çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) gidildiği de dikkate alınarak, her bir başvuru ya da veri ihlal bildirimi özelinde, veri sorumlularının uymakla yükümlü oldukları sürelerin değerlendirilmesi açısından Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından içerisinde bulunduğumuz olağanüstü koşullar gözetilecektir.